Pełna treść dostępna jest wyłącznie dla subskrybentów
Masz już subskrypcję? Zaloguj się!
Pełna treść dostępna jest wyłącznie dla subskrybentów
Masz już subskrypcję? Zaloguj się!
Jak radzić sobie z wyzwaniami komunikacyjnymi podczas spotkań biznesowych?
00:00:18
Wyobraźmy sobie taką sytuację, że odbywamy spotkanie z kolegą, koleżanką z pracy zespołu i Umawiamy się na pewne rzeczy, które powinny się po tym spotkaniu wydarzyć.
00:00:29
Załóżmy, że może być to praca projektowa, coś do zrobienia bardziej bądź mniej złożony problem do rozwiązania. Niemniej jednak po takim spotkaniu jesteśmy przekonani o tym, że udało się ustalić wszystkie dalsze kroki w działaniu i nie czeka nas nic, tylko sukces i osiągnięte, i zrealizowane zadanie. Tymczasem w codziennych realiach okazuje się krok po kroku, że właściwie kolega albo koleżanka zrobili coś.
00:01:00
Inaczej, niż się umawialiśmy?
00:01:02
My podążyli winną stronę i zaproponowali jakieś inne, nieustalone między nami działania kroki, rozwiązania, elementy. No i co w takiej sytuacji zrobić?
00:01:17
Bardzo częstym rodzajem wyzwania w organizacjach jest takie dogadywanie się na spotkaniach i takie ustalanie współpracy, która nie pozostawia wątpliwości co do tego, na co się umówiliśmy.
00:01:32
I co mamy dowieść tak mówiąc brutalnie, jaki będzie efekt naszej wspólnej pracy? Bardzo często problemem w takich sytuacjach jest to, że mamy wrażenie, że rzeczywiście odbywamy jedno spotkanie, a okazuje się po kilku dniach bądź kilku tygodniach pracy w danym projekcie, że jakbyśmy trochę wyszli z 2 różnych spotk.
00:01:57
Trochę tak, jakbyśmy mieli na tym spotkaniu ustalić wspólną rzeczywistość, a to nam się nie udało, bo każda ze stron, mimo prób doprecyzowania tej rzeczywistości, widzi ją jednak nieco inaczej.
00:02:12
Jeszcze, jeśli jest to nieco to nie ma większego problemu, bo to Wszystko można dopracować w praktyce, ale jeśli jest to już większa różnica w perspektywie większa różnica w widzeniu rzeczywistości. No to może to stanowić.
00:02:27
Dość poważny problem w efektywności współpracy.
00:02:33
2 elementem takiego wyzwanie komunikacyjnego podczas spotkań jest to, że czasami nie mamy wystarczającej umiejętności komunikacyjnej do tego, żeby.
00:02:46
Ten dialog, który się powinien odbywać na spotkaniach, budować w sposób efektywny. No więc jak sobie z takimi wyzwaniami poradzić zaczniemy.
00:02:56
Od kroku, który chyba jest najważniejsze, to znaczy od analizy sytuacji, a później przejdziemy do rozwiązań, które być może pozwolą zapobiec występowaniu.
00:03:08
Takich sytuacji, albo przynajmniej zminimalizować ryzyko występowania takiej sytuacji.
00:03:15
Co może być przyczyną takich trudności komunikacyjnych, które manifestują się później w wy różnych niż ustalone czynnościach po 2 stronach dialogu i współpracy.
00:03:29
Wydaje mi się, że pierwszym elementem, który jest bardzo ważny, a który często być może jest pomijany, to to, że fill jako.
00:03:36
Ludzie wychodzący z pewnego rodzaju systemu edukacji możemy nie mieć takiego zapasu, kompetencji albo zapasom narzędzi do tego, żeby umiejętnie budować porozumienie.
00:03:48
Bardziej, być może jesteśmy przygotowani do tego, żeby komunikować jednostronnie, czyli inaczej mówiąc, przekazywać informacje, niż utrzymywać dialog i szukać porozumienia.
00:04:02
Kolejnym elementem jest to, że być może brakuje nam trochę cierpliwości w komunikacji z 2 stroną. Być może brakuje nam narzędzi komunikacyjnych takich jak para frazowanie, klasyfikacja czy też stosowanie pytań, które są pogłębiające, czy doprecyzowujące, które pozwalałyby nam mieć takie absolutnie stuprocentowe przekonanie, że rozumiemy się z 2 stroną? No tak, jak chcemy się rozumieć, czyli dokładnie widzieć rzeczywistość w taki sam sposób.
00:04:32
Po zbudowaniu tego obrazu po diagnozie.
00:04:35
Tej rzeczywistości i ostatnim elementem może być to, że czasami wychodzimy z założenia. Myślę, że to wbrew pozorom jest dosyć częsty problem, że wychodzimy z założenia, że to, co mówimy jest oczywiste. A skoro jest oczywiste dla nas, no to właściwie dlaczego miałoby być nie oczywiste dla 2 strony?
00:04:57
No i niestety w komunikacji nie zawsze jest tak prosto. To, co bardzo często nam się wydaje, że jest oczywiste, proste, no i właściwie jak można było tego nie rozumieć dla 2 strony wcale takie być nie musi związku z czym to już może stanowić pewnego rodzaju wyzwanie i problem. Takie założenie, które mówi o tym, że to, co mówię i rozumiem. 2 strona rozumie dokładnie tak samo.
00:05:25
Jak zatem radzić sobie z takimi sytuacjami, jak je antycypować i jak spowodować, żeby ryzyko wystąpienia trudności po takich rozmowach było mniejsze?
00:05:40
Chciałbym tutaj zaproponować pójście modelem Konrada lorenza, który mówił o tym, że w efektywnej komunikacji warto zadbać o kilka kroków, które jeśli zostaną dobrze wykonane, to pozwolą nam.
00:05:55
Osiągnąć cel, do którego zmierzamy?
00:05:59
Pierwszym krokiem jest to, że założenie, że to co ja myślę, właściwie jest oczywiste 2 strony, no jest błędnym założeniem.
00:06:09
To, co jest pomyślane, niekoniecznie znaczy, że zostanie odebrane przez 2 stronę. No bo jeśli nie jest powiedziane no to trudno oczekiwać od 2 strony, że ona będzie czytała w moich myślach.
00:06:20
A niestety jednak w komunikacji jest tak, że czasami oczekujemy od 2 strony, żeby czytała w naszych myślach, jakkolwiek absurdalnie, to zab.
00:06:27
Więc to, co pomyślane nie znaczę powiedziane. Pamiętajmy, żeby zadbać o to, że to, co myślimy, powinno być u głośnio nei.
00:06:35
W komunikacji komunikacja ma niestety to do siebie, że warto powiedzieć czasem więcej niż mniej, bo korzyść z tego powiedzenia więcej doprecyzowania jest bardzo wymierna, jeśli chodzi o współpracę międzyludzką.
00:06:50
No więc jak już pomyśleliśmy, no to powiedzmy, a jeśli już mówimy, to upewnijmy się przede wszystkim, że mówimy to, co dla nas jest najważniejsze, czyli to to jest tak zwanym clue tego wszystkiego, co chcemy przekazać.
00:07:03
Nie mówmy dookoła, nie opisujemy wielu różnych parametrów rzeczywistości, rzeczy i tak dalej. Skupmy się na tym, co jest najważniejsze w tym, co chcemy przekazać.
00:07:14
I spróbujmy zakomunikować to w najprostszy możliwy sposób, nie budując skomplikowanych zdań, ale proste, konkretne komunikaty, które pokazują tą wiadomość.
00:07:25
Kolejnym krokiem będzie upewnienie się, że 2 strona usłyszała nas w taki sposób, w jaki chcielibyśmy, żeby nas usłyszała.
00:07:34
Co to znaczy to znaczy, że warto upewnić się, żeby nasz rozmówca powiedział nam, co usłyszał albo żeby sobie zapisał to, co usłyszał w taki sposób, jaki to usłyszał i a następnie my możemy się upewnić, że to jest to, co chcemy, żeby usłyszał.
00:07:52
Innym sposobem jest też zapisanie tych elementów, które są dla mnie najważniejsze w komunikacji w ustaleniach i po prostu przekazanie tych elementów.
00:08:01
2 stronie, jeśli chcemy mieć większą kontrolę, większy wpływ na to co 2 strona usłyszy w kolejnym kroku, warto upewnić się, że to, co zostało usłyszane, rozumiemy dokładnie tak samo. No pewnie mieliście państwo takie sytuacje. Gdzie?
00:08:20
Zdarzało się, że mimo tego, że 2 strona słyszała taco, no z założenia jej przekazujemy to później w praktyce okazywało się, że rozumiała to jednak nieco inaczej i właściwie dopiero w działaniach wychodzi ta różnica. Dopiero wtedy ona się uwypukla.
00:08:37
Więc spróbujmy dopytać, co wymaga jeszcze doprecyzowania z naszej strony? Jakie 2 strona ma wątpliwości? Być może jest jeszcze coś, co powinno być do Jaś niony albo doprecyzowane, albo dookreślone i to jest nasz obowiązek, żeby to zrobić.
00:08:53
Jak ta osoba rozumie te rzeczy, o których mu powiedziałem? W jaki sposób je odbiera, co tutaj jest dla niej ważne, jakie ważne elementy, a jakie mniej ważne.
00:09:05
Może być też tak, że zdecydujemy się na taki krok. Sprawdzenie rozumie 2 strony poprzez zadanie pytania, jakie działania zatem podejmie, jakie kroki podejmie po naszym spotkaniu w związku z tymi elementami, które właśnie sobie zapisała, to też pokaże nam pewnego rodzaju perspektywę i obraz tego, jak 2 strona rozumie to, o czym.
00:09:27
Gramy kolejnym krokiem, nie mniej ważnym jak wszystkie poprzednie i jak te, które za chwilę nastąpią, jest to, żebyśmy umówili się na to, że taki, a taki sposób działania i funkcjonowania będzie realizowane.
00:09:39
Co to znaczy to znaczy, że to, co wypracowujemy na spotkaniu, no powinno być zaakceptowane przez przez 2 stronę bądź dwustronnie.
00:09:49
Powinno być zaakceptowane w taki sposób, że 2 strony wyraża zgodę na taki, a nie inny sposób działania. Zapytajmy więc, czy Wszystko to, co ustaliliśmy, jest ok.
00:10:01
Czy jest to Plan, który jest do zaakceptowania przez 2 stronę? A jeśli widzimy, że na przykład 2 strona odczuwa pewnego rodzaju niechęć do działania w takim kierunku, to skorzystajmy z dopytywania. Użyjmy kilku pytań, które pogłębią tą rzeczywistość, sprawdzą co jest pod spodem i.
00:10:19
Być może pozwolą nam dotrzeć do tego, co blokuje daną osobę naszego partnera w komunikacji.
00:10:26
Do zastosowania danego rozwiązania, które wypracowaliśmy wspólnie albo które ja proponuję. Kolejnym elementem jest krok zastosowania. No to co jest zaakceptowane przez 2 stronę wcale w praktyce po spotkaniu nie musi zostać zaakceptowane.
00:10:43
No i oczywiście wiele może być powodów no takie na takie działanie taką rzeczywistość, ale jednym z powodów może być też to, że no w jakiś sposób to, na co się umówiliśmy, jednak nie do końca.
00:10:56
Pasowało tej osobie w naszym spotkaniu, w tym co ustaliliśmy, no i nie zostało to powiedziane na spotkaniu.
00:11:03
Nie zostało to u Głośnio Neie zostało to powiedziane wprost między nami tak, żebyśmy mogli nad tym popracować. Ważne jest, żebyśmy ustalili, jaka jest kolejność kroków, jakie są działania wymagające naszej współpracy.
00:11:20
To znaczy, żebyśmy to zastosowanie mieli też trochę pod kontrolą i wpływem. To zadbajmy o taki element, który będzie łączył jakoś.
00:11:28
Te uzgodnione elementy we współpracy między jedną a 2 stroną, żebyśmy byli nieustannie w kontakcie, sprawdzali, gdzie możemy być wsparciem dla 2 strony, gdzie możemy być pomocą, gdzie możemy być źródłem informacji, a gdzie możemy fill się wycofać i zostawić decyzyjność i działanie.
00:11:44
2 stronie ważne też jest, żebyśmy umówili się na sytuację, że kiedy dzieje się tak, że proces bądź projekt może być zagrożony, albo kroki są zagrożone, żebyśmy zadbali o to.
00:11:58
Żeby w jakiś sposób komunikować sobie te zagrożenia w trakcie realizacji tego procesu.
00:12:05
Trudna sytuacja jest wtedy, kiedy coś się dzieje niedobrego w danym projekcie i 2 strona albo my nie informujemy siebie nawzajem o pewnych zagrożeniach, które występują. No bo wtedy nie mamy możliwości zareagowania i nie mamy możliwości zapobieżenia tym trudnym sytuacjom tym trudnym komplikacjom.
00:12:28
I wtedy ono niestety się dzieją i już już zwykle jest za późno i ostatnim krokiem, o który warto zadbać to utrwalenie, czyli uczenie się z mojego doświadczenia wynika, że to jest bardzo często pomijany lub w ogóle ignorowany, niezauważony krok.
00:12:43
Dlaczego trudno powiedzieć? Myślę sobie, że w kontekście organizacyjnym krok, o którym mówię, który nazywa się utrwalaniem, jest takim krokiem, dla który często po prostu nie ma czasu. Praktyce nie ma czasu, ponieważ jest tyle bieżących zadań, że trudno.
00:13:00
Znaleźć 30 40 minut godzinę na to, żeby usiąść i porozmawiać o tym, co się zrobiło w projekcie. Gdzie była ta współpraca?
00:13:09
Bo na tym polega utrwalanie, utrwalanie to nic innego jak spotkanie z 2 stroną. Po zakończeniu projektu, po zakończeniu danego etapu spojrzenie wstecz.
00:13:19
I przyjrzenie się temu, co działało we współpracy, a co warto byłoby poprawić, gdzie możemy.
00:13:26
Być z siebie dumni, gdzie możemy się nawzajem docenić, a gdzie jeszcze powinniśmy popracować i na przyszłość uwzględnić te wskazówki?
00:13:35
I takim krokiem warto tą współpracę domykać.
00:13:39
Tak więc Jeszcze raz pamiętajmy, że to co pomyślane wcale nie oznacza, że zostało powiedziane to, co powiedziane nie musi być wysłuchane.
00:13:49
To, co wysłuchane usłyszane nie musi być zrozumiane przez 2 stronę. To co zrozumiane wcale nie musi być zaakceptowane. A to co zaakceptowane nie musi być zastosowane.
00:14:01
No i na samym końcu to co zastosowane wcale nie musi być utrwalone. Ważne jest, żebyśmy o te wszystkie kroki zadbali, dlatego, że to bardzo mocno podniesie efektywność naszej pracy z kolegami, koleżankami z zespołów, jak również z naszymi przełożonymi, czy też podwładnymi.
00:14:20
Pamiętajmy o tym, komunikując się z innymi. Warto zadbać o nadmiar.
00:14:28
Niż wyjść z niedomiar em?
00:14:31
Czasem warto nieco przesadzić i zadbać o to, żeby mieć absolutną pewność, że Wszystko jest doprecyzowane, jak tylko nam się to udaje, niż zrobić, to niewystarczająco z tego niewystarczająco bardzo często rodzą się niepotrzebne, trudne sytuacje, które zajmują naszą energię. Czas emo cje i wiele, wiele innych rzeczy.
00:15:00
Powodzenia we wdrażaniu.
